4. Module
Solutia Sincron se compune din diverse module specializate, fiecare modul avand la randul sau mai multe optiuni sau variante de implementare, in functie de complexitatea activitatii de recrutare si a proceselor din fiecare organizatie.
In functie de situatia specifica fiecarui client, determinata pe baza analizei de business, echipa Sincron va propune o anumita configuratie a solutiei, formata din diferite module, cu anumite functionalitati si optiuni.
In continuare sunt prezentate principalele module componente ale solutiei.
4.9. Modulul “Integrarea Sincron cu website-ul clientului”
4.10. Modulul “Minisite de recrutare”
Dashboard-ul este un “panou de control” al intregii aplicatii, care ofera informatii relevante pentru utilizator referitoare la activitatea sa sau a echipei de proiect. Printre acestea se numara:
» Informatii cantitative si statistice despre candidati: Vezi poza
» numarul de candidati adaugati in ultimele 30 de zile
» numarul de candidati angajati pentru perioada de proba si a caror perioada de proba expira in saptamana urmatoare
» segmentarea bazei de date pe sex, varsta si sursa de provenienta a CV-ului
» Numarul de candidati intrati in fluxul de import
» Informatii legate de campaniile de comunicare in curs, atentionand utilizatorul daca exista campanii de mail neterminate si dandu-i posibilitatea de a le finaliza
» Calendarul urmatoarei perioade: sumarizarea interviurilor pe care echipa de recrutare, inclusiv utilizatorul logat, le are programate in urmatoarea perioada
» Informatii despre proiecte:
» numarul de proiecte adaugate in ultima luna de catre echipa de recrutare
» proiecte in desfasurare
» proiecte in a caror echipa se afla utilizatorul logat si au fost adaugati candidati noi de catre un alt membru al echipei de recrutare
» numarul de proiecte cu deadline-ul depasit
» Numarul de candidati care au aplicat pe site sau si-au modificat profilul si ale caror modificari/aplicari trebuie acceptate in aplicatie
» Anunturile de recrutare: numarul de proiecte ale caror anunturi de recrutare sunt publicate pe canalele on-line interconectate solutiei Sincron
Acest modul este principala interfata pentru gestionarea candidatilor si a aplicatiilor; modulul are multiple optiuni, printre activitatile de baza realizate numarandu-se:
» Adaugarea de candidati, in diferite variante:
» adaugare manuala Vezi poza
» import in formate specifice Vezi poza
» integrarea directa in Sincron a aplicatiilor primite pe site-ul companiei client
» Adaptarea anumitor parti din aplicatie pentru a se plia cat mai bine pe nevoile clientului, cum ar fi: extinderea sectiunii “Fisa de proiect” prin adaugarea de campuri care sa contina informatii suplimentare, cerute in mod specific de respectivul client
» Cautarea rapida a candidatilor, prin filtrarea bazei de date in functie de criteriile specifice urmarite in procesul de selectie Vezi poza
Acest modul faciliteaza lucrul cu mai multe proiecte in paralel, specific organizatiilor cu procese de recrutare complexe. De asemenea, el ajuta la mentinerea sub aceeasi “umbrela” a tuturor informatiilor legate de acelasi proiect. Vezi poza
Printre optiunile cele mai utilizate se afla:
» Activarea bazei de date cu companii - acceseaza un nomenclator care stocheaza companii de interes si informatiile aferente de tip adresa sau persoane de contact
» Adaptarea anumitor parti din aplicatie pentru a se plia cat mai bine pe nevoile clientului, cum ar fi: extinderea sectiunii “Fisa de proiect” prin adaugarea de campuri care sa contina informatii suplimentare, cerute in mod specific de respectivul client
» Atribuirea unui proiect de recrutare initiat unei anumite entitati beneficiare – de exemplu un anumit departament, pentru cresterea transparentei procesului si monitorizarea costurilor pe centre de cost. Se foloseste in special in cazul clientilor corporate, unde beneficiarul recrutarii este un departament al organizatiei. Optiunea permite incarcarea organigramei in aplicatie si desfasurarea recrutarii pentru anumite departamente conform organigramei.
» Gestiunea costurilor pe proiect, sub forma de istoric. Solutia stocheaza trei categorii de costuri: cele cu sursele de recrutare - in functie de acestea calculandu-se automat eficienta surselor de recrutare, costurile cu consultantul/ recrutorul si costurile de regie.
» Biblioteca de fise de post este un instrument care permite stocarea tuturor fiselor de post ale organizatiei intr-un singur loc.Pentru fiecare nou proces de recrutare se selecteaza direct fisa de post relevanta, aducandu-se in proiect automat cerintele postului, fara a mai fi necesara o noua incarcare manuala a cerintelor proiectului.
» Generarea automata a ofertelor de angajare standard: in cazul ofertelor de angajare standard, acestea pot fi generate automat din aplicatie, prin utilizarea unui template de oferta standard. Totodata se pastreaza si istoricul ofertelor facute unui candidat.
» Finalizarea recrutarii in functie de specificul clientului: aplicatia este destinata atat agentiilor de recrutare care recruteaza pentru o alta companie (client extern) cat si departamentelor de HR din companii, care recruteaza pentru propria organizatie (client intern). Solutia Sincron ofera doua fluxuri specializate pentru finalizarea recrutarii, adaptate fiecareia dintre cele doua situatii.
» Cautarea candidatilor in baza de date dupa cuvinte specifice: pentru fiecare proiect se poate stabili un set de cuvinte care caracterizeaza candidatii ideali. Aceste cuvinte sunt verificate in baza de date cu candidati existenti si releva profilele ideale care pot fi aduse in proiect.
» Chestionare on-line pentru testarea competentelor candidatilor: pe fiecare proiect de recrutare se poate configura un chestionar care sa testeze competentele candidatului. Chestionarul este sustinut de candidat on-line in baza unui user si a unei parole, iar datele sunt stocate in aplicatie, fiind folosite in luarea deciziei finale de recrutare.
» Atentionari pentru leasing-ul de personal: optiunea activeaza un flux specific agentiilor de recrutare care fac leasing de personal. Aceasta consta in atentionari asupra perioadei de lucru la firma care a inchiriat forta de munca, asigurari ale angajatilor precum si disponibilitatea de munca a acestora.
» Testarea cunostintelor de limbi straine permite evaluarea cunostintelor de limbi straine ale candidatilor.
Una din modalitatile de monitorizare a performantei oferite de solutia Sincron este generarea rapoartelor de analiza, care contribuie la imbunatatirea activitatii pentru proiectele in curs de derulare sau pentru proiectele viitoare.
Rapoartele sunt folosite in general de catre managerul de resurse umane, cu scopul planificarii si pastrarii unei evidente asupra modului de derulare a procesului de recrutare. In continuare sunt prezentate rapoartele standard oferite in acest moment. Vezi poza
Echipa de consultanti a solutiei Sincron sta la dispozitia clientilor pentru dezvoltarea si adaptarea oricaror altor rapoarte care sa corespunda cat mai bine activitatii, obisnuintelor si procedurilor acestora.
» Evolutia candidatilor in proiect: raportul urmareste evolutia candidatilor in cadrul unui proiect si contine numarul de candidati din fiecare etapa – CV-uri primite, candidati invitati, vazuti, selectionati de HR managementul local, candidati recrutati. De asemenea, se pot vedea si detaliile tuturor candidatilor in fiecare din etapele procesului si notele finale de evaluare.
» Activitatea consultantului se intocmeste pe baza selectarii intervalului de timp si a proiectelor vizate pentru raportare. Raportul va afisa numarul de activitati cu candidatii ce au fost introduse de consultantul analizat. Raportul este util pentru a vedea activitatea fiecarui consultant in parte si gradul de incarcare pe proiect a echipei. Vezi poza
Indicatori de proiect:
» Sursele de recrutare folosite: raportul listeaza toate sursele de provenienta a candidatilor inclusi in proiectul pentru care s-a generat raportul. Pentru fiecare sursa va fi mentionat numarul de CV-uri ce au trecut prin primele trei etape de proiect, numarul candidatilor carora li s-a facut oferta si care au fost angajati. Vezi poza
» Costuri generale pe proiect: raportul ajuta la tinerea evidentei costurilor pentru fiecare proiect in parte. Categoriile de costuri care vor aparea in raport sunt cele trecute pe fisa fiecarui proiect, in sectiunea “Costuri generale de recrutare”.
» Costuri cu sursele de recrutare pe fiecare proiect individual: datele raportate vor fi cele trecute in fisa de proiect la sectiunea “Costuri cu sursele de recrutare”; se vor putea analiza in paralel numarul de candidati si de anunturi corespunzator fiecarei surse, precum si costul mediu per candidat, oferind astfel informatii despre eficienta fiecarei surse.
» Repartizarea candidatilor pe etape de proiect este un raport ce ofera o evidenta a candidatilor din proiect pentru fiecare dintre etapele selectate, ajutand la evaluarea rezultatelor pe fiecare perioada de timp.
» Aportul surselor de recrutare pe luni ofera o situatie a numarului de candidati din Sincron, in functie de provenienta acestora, dupa sursa de recrutare folosita. Raportarea se face esantionat pe fiecare luna si pe fiecare sursa de recrutare si ii poate viza pe toti candidatii din baza de date sau doar pe cei plasati dintr-o anumita entitate. Vezi poza
Noul modul de “Estimari” reprezinta o varianta imbunatatita a modulului precedent de “Planificare”. Se pastreaza cele 3 functionalitati principale:
» Planificarea pe proiect, constand intr-o estimare pe fiecare proiect a numarului de CV-uri necesar pentru fiecare faza a recrutarii, astfel incat sa se poata inchide procesul de recrutare. De-a lungul procesului de recrutare se poate face o revizuire a planificarii vs. realizat. Vezi poza
» Incarcarea echipei, reprezentand alocarea resurselor (consultanti / recrutori) pe proiectele active. Permite urmarirea gradului de incarcare a echipei si alocarea angajatilor pe proiecte. Vezi poza
» Previziuni ale volumului de recrutare viitor: aplicatia se incarca cu previziunea volumului de recrutare pentru perioada urmatoare la nivel de organizatie/agentie de recrutare, astfel incat sa se poata estima volumul de lucru.
Planificarea pe proiect va fi imbunatatita, devenind o estimare cuprinzatoare pe proiect ce va include detaliat si incarcarea fiecarui consultant pe fiecare faza a proiectului in care a fost alocat. Estimarile se vor putea face astfel pe proiect, faza si consultant, in functie de sarcinile detaliate ce revin fiecarui recrutor pentru atingerea target-ului. Obiectivele fiecarui recrutor pot fi modificate, iar cele initiale pastrate in aplicatie pentru referinta.
O atentie sporita se acorda facilitarii urmaririi sarcinilor de catre fiecare consultant, prin includerea unui sumar cu status-ul lor pe “Homepage” vs. obiectivul proiectului si prin optiunile suplimentare de estimare pe fiecare sarcina.
Modulul asigura planificarea timpului, a spatiilor si a consultantilor disponibili, optimizand activitatea de recrutare prin alocarea uniforma a resurselor, evitand suprapunerile in program. Prin marcarea in calendarul Sincron a tuturor evenimentelor specifice etapelor de recrutare se evita suprapunerile de interviuri sau alocarile incorecte ale consultantilor si salilor de interviu pentru candidati. Vezi poza
Modulul integrat de comunicare Sincron faciliteaza comunicarea cu candidatii, permitand trimiterea de mesaje tip email sau sms direct din aplicatie.
Transmiterea acestor mesaje catre candidati este simplificata prin predefinirea unor sabloane de mesaje (email si sms templates) si de semnaturi ce vor fi atasate mesajului respectiv. Atat continutul mesajelor sablon cat si semnaturile pre-definite pot fi in continuare modificate, redactate intr-un editor de text complex, cu diverse optiuni de formatare si salvate.Vezi poza
Acest modul este dedicat recrutarii on-line, prin canale targetate. El ofera posibilitatea postarii de anunturi de recrutare direct din solutia Sincron pe site-urile partenere ale clientului si in functie de target-ul fiecarui site vizat. Vezi poza
4.9. Modulul “Integrarea Sincron cu website-ul clientului”
Integrarea solutiei Sincron cu site-ul propriu al organizatiei client este utila in cazul companiilor pentru care website-ul propriu este un canal important de recrutare, pe care se posteaza anunturi si se primesc multe aplicatii. Modulul este dedicat recrutarii on-line si faciliteaza interactiunea dintre solutia Sincron si site-ul companiei, pentru postarea cat mai rapida a anunturilor si preluarea aplicatiilor primite pe site direct in solutia Sincron.
4.10. Modulul “Minisite de recrutare”
Acest modul este dedicat recrutarii on-line, fiind foarte util clientilor care au un volum de recrutare suficient de mare incat sa poata oferi continut pentru un minisite specializat in recrutare. Minisite-ul devine un canal permanent de recrutare online si este un instrument foarte flexibil, dedicat departamentului de resurse umane. Aceasta abordare permite companiilor ce au politici stricte legate de modificarile site-ului corporate sa pastreze pe acest site oficial doar informatiile de baza legate de politica de resurse umane, folosind minisite-ul pentru proiectele de recrutare care implica modificari si interventii frecvente la nivelul continutului site-ului.
In timp, beneficiile utilizarii unui asemenea minisite sunt multiple: potentialii candidati gasesc mai usor o modalitate de comunicare cu angajatorul; minisite-ul contribuie la construirea imaginii de “employer-of-choice” a companiei, prin transparenta, deschidere, pro-activitate si importanta pe care demonstreaza ca o arata resurselor umane; este un mijloc foarte bun de comunicare si recrutare interna, mai ales in cazul companiilor mari si cu proiecte de relocari geografice.
MInisite-ul porneste de la site-ul de baza al organizatiei, in care mesajele legate de job-uri, cariere sau recrutare conduc catre acest minisite dedicat recrutarii.
Acest modul ii instiinteaza pe utilizatorii solutiei referitor la anumite modificari din solutie care ii implica si pe ei, cum ar fi:
» editarea statusului unui candidat
» anuntarea echipei de proiect ca:
- un candidat nou a fost inclus in proiectul de recrutare
- un candidat a fost programat la interviu in cadrul proiectului respectiv
- un candidat a fost intervievat de clientul final (intern/extern)
- un nou consultant a fost adaugat in echipa proiectului existent
- un proces de recrutare a fost intrerupt
» anuntarea utilizatorilor ca:
- exista un candidat nou in lista de asteptare (a aplicat pe site / si-a actualizat datele din profil), care trebuie acceptat in aplicatie
- s-a creat un nou proiect de recrutare
» anuntarea unui candidat ca a fost programat la un test de limba straina
Modulul reprezinta o biblioteca vasta de indicatori de performanta, construita in timp pe baza cerintelor specifice ale diversilor clienti privind monitorizarea si masurarea performantei procesului de recrutare. Utilizatorul va putea alege sa foloseasca indicatorii cei mai relevanti pentru analiza sa. La baza acestei optiuni sta posibilitatea de a exporta campuri din diferitele proiecte. Modulul va fi disponibil in H2 2010.
Solutia Sincron a fost dezvoltata pastrand in prim-plan accesul rapid la CV-uri, cautarile in baza de date si in general utilizarea cat mai facila a intregii aplicatii. Arhitectura sistemului permite utilizatorului sa adapteze solutia la cerintele reale aparute in timpul procesului de recrutare.
Acomodarea cu utilizarea solutiei se face rapid, interfata este intuitiva si dupa scurt timp aplicatia poate fi folosita fara suport tehnic suplimentar.
